Sin lugar a dudas, el traslado de una oficina a otra ubicación puede ser un proceso bastante complejo debido a que se deben trasladar equipos sensibles (ordenadores, impresoras, pantallas y cableado…), mobiliario (mesas y sillas de oficina, archivadores, muebles de almacenamiento…), todo tipo de objetos, elementos decorativos y, por supuesto, todo tipo de documentos físicos de vital importancia que no se pueden dañar ni perder a lo largo del proceso.
Incluso en muchos casos, en estos entornos es necesario trasladar electrodomésticos, como neveras, microondas, aires acondicionados, tostadoras, cafeteras, etc. Por ello, desde Flippers, como empresa especializada en mudanzas de oficinas, te recomendamos siempre contar con un equipo profesional y que te pueda proporcionar los medios necesarios para garantizar que todos estos enseres lleguen intactos a la ubicación de destino para poder empezar la actividad laboral cuanto antes.
Por lo tanto, es necesario que tengas en cuenta que la mudanza de una oficina se debe realizar con una buena planificación, en distintas etapas, para evitar el caos a lo largo del proceso. Por este motivo, desde Flippers te vamos a proporcionar los consejos de mudanzas de oficinas que necesitas conocer para que el traslado de tu negocio a la nueva ubicación sea todo un éxito. ¡Sigue leyendo nuestro artículo para conocerlos!
Planificar con tiempo es fundamental
Entre los mejores consejos de mudanzas de oficina que te podemos proporcionar desde nuestra amplia experiencia en el sector es que debes empezar a planificar el traslado con la antelación suficiente para evitar sorpresas de última hora. Por ello, te recomendamos fijar en el calendario una fecha final y empezar a organizar las tareas que tienes que realizar antes de que llegue el gran día, como, por ejemplo, buscar las cajas y el material de embalaje necesario o empezar a guardar determinados enseres.
Informar a los empleados, a los clientes y a los proveedores del traslado
Una vez tengas clara la fecha en que se va a realizar la mudanza de la oficina, es necesario que lo comuniques a tus empleados con la antelación suficiente. Si el traslado se realiza dentro de la misma ciudad puede que no haya mucho problema, pero cuando se realiza a otra ciudad, región, comunidad autónoma o incluso a otro país, es probable que haya muchos empleados que no puedan seguir trabajando físicamente en tu oficina. Es necesario que lo habléis, que optéis por el teletrabajo dentro de lo posible o que busquéis la mejor solución posible.
Debes informar a tus empleados de los detalles sobre los plazos a cumplir y qué es lo que se espera de ellos a lo largo del proceso. Es recomendable que organices el trabajo para cumplir con las etapas en equipo dentro del plazo establecido. Del mismo modo, también es necesario que avises a tus clientes y a tus proveedores para proporcionarles la nueva dirección y la fecha en la que va a tener lugar el traslado. Así, te aseguras de que los servicios que ofrece tu empresa no se vean interrumpidos en ningún momento o, por lo menos, el mínimo tiempo posible.
Haz limpieza antes del traslado
Si vas a acometer la mudanza de tu oficina, nuestra recomendación es que hagas limpieza en profundidad. Después de todo, estamos seguros de que tendrás objetos, materiales y equipos que realmente ya no utilizas desde hace tiempo y que, seguramente, no vas a necesitar utilizar en el futuro. Aprovecha para descartar también aquellos documentos desactualizados que hayan quedado en los cajones.
Hacer limpieza en este punto es fundamental para reducir la carga de trabajo cuando llegue el día del traslado y para disponer de más espacio en el lugar de destino. De esta manera, sólo te llevarás lo justo y necesario y podrás poner en marcha el negocio sólo un par de días después realizar el traslado a la nueva ubicación.
Contrata una empresa especializada en mudanzas de oficinas
Tal vez, entre nuestros consejos de mudanza de una oficina más importantes sea que debes confiar en una empresa de mudanza especializada en realizar traslados de oficinas. En Flippers, contamos con más de 45 años de experiencia trabajando en este sector y con una larga lista de clientes satisfechos.
Proporcionamos los recursos humanos, técnicos y tecnológicos necesarios para poder trasladar muebles, equipos, electrodomésticos y todo tipo de objetos delicados con grandes garantías de éxito y, si necesitas garantizar tu tranquilidad, te proporcionamos un seguro a todo riesgo.
De hecho, nuestros profesionales se encargan del embalaje y desembalaje de forma clasificada de los archivos y documentos, del desmontaje del mobiliario en el lugar de origen para volverlo a montar en el lugar de destino indicado, así como de la desconexión, embalaje, transporte en jaulas rolltainer especiales, el desembalaje y la conexión de los equipos informáticos. De hecho, en Flippers contamos con capacidad para trasladar hasta 3.000 puestos de trabajo.
Además, también nos encargamos de la destrucción certificada de los equipos informáticos, de la documentación y de las piezas de mobiliario indicadas y te proporcionamos un asesoramiento individualizado teniendo en cuenta que cada traslado de oficinas es único y que exige un enfoque personalizado.
Planifica la distribución del mobiliario y de los equipos en la nueva oficina
Una vez hayas contratado los servicios de una empresa de mudanzas especializada en traslados de oficinas, te recomendamos estudiar el nuevo espacio para saber aproximadamente dónde se van a ubicar cada uno de los muebles, electrodomésticos, mesas, equipos informáticos, etc. De esta forma, el día de la mudanza, todo fluirá mejor y el proceso se completará en el menor tiempo posible.
Da la baja y el alta de los servicios básicos
Cuando llegues al lugar de destino, probablemente quieras poner en marcha la oficina en el menor tiempo posible, pero créenos, te costará más de lo que piensas si no tienes luz, agua o acceso a internet. Por este motivo, creemos que, con antelación, deberías dar de baja los servicios en la oficina de origen y el alta en la nueva ubicación para poder realizar tus labores habituales lo antes posible.
Empieza a empaquetar objetos y equipos
Si cuentas con el apoyo de una empresa de mudanzas especializada, como la nuestra, no tendrás que preocuparte de este paso para que todos tus equipos y objetos estén bien embalados y protegidos. Sólo tendrás que etiquetar lo que va dentro de cada caja para poder identificarlas en el lugar de destino. Del mismo modo, te aconsejamos proteger bien los documentos importantes en una caja que se diferencie bien de las demás.
En conclusión, podemos decir que planificar una mudanza de oficina de manera ordenada y en etapas puede ser clave para evitar contratiempos. Contando con tiempo suficiente, con una buena coordinación, con empleados y proveedores, limpiando previamente y con el apoyo de una empresa especializada, como Flippers, podrás garantizar un traslado eficiente para retomar la actividad laboral cuanto antes en la nueva ubicación.
